Cómo llenar una guía de remisión sin errores

La guía de remisión es el documento que menos se revisa al imprimirlo y más se revisa en la carretera. Un error en el motivo del traslado o un ubigeo mal puesto no se arregla conversando con el fiscalizador: se arregla antes, en el sistema.

Cuándo necesitas una guía

Siempre que muevas bienes de una dirección a otra distinta, con las excepciones que la propia norma enumera. Y una regla que no admite matices: debe estar emitida antes de que empiece el traslado. No sirve emitirla cuando ya estás en el control.

Entre las excepciones están, por ejemplo, el recojo de envases o embalajes vacíos, la venta a consumidor final concertada por internet o teléfono (que se sustenta con la boleta de venta electrónica) y el uso de vehículos de categoría L o M1 cuando ya se emitió la guía del remitente. Si tu caso es de frontera, conviene revisarlo con tu contador antes de decidir no emitir.

Empieza por el motivo del traslado

Es el campo que ordena todos los demás, y por eso va primero. SUNAT tiene un catálogo oficial —el Catálogo N.° 20— y solo se puede elegir de esa lista:

El código 13 ("otros") no es un cajón de sastre cómodo: si lo eliges, hay que describir el motivo. Y ojo con el 04, que es el de los traslados entre locales propios: pide además el código de cada establecimiento.

Los campos que no pueden faltar

• Serie y número: La serie empieza con la letra T (por ejemplo T001) y el correlativo va aparte del número impreso en el papel.
• Remitente: Tu razón social y tu RUC, que debe estar activo y habido.
• Destinatario: Tipo y número de documento, y nombre o razón social. Ojo: según el motivo, el destinatario puede ser tú mismo (en compras y traslados internos).
• Bienes: Unidad de medida, cantidad, descripción detallada —marca y número de serie si es un bien identificable— y peso bruto total.
• Motivo del traslado: Uno de los códigos oficiales. Si eliges "otros", hay que describirlo.
• Puntos de partida y llegada: Dirección y ubigeo de los dos. Si el motivo es traslado entre establecimientos, también el código de cada local.
• Fecha de inicio del traslado: Tiene que ser igual o posterior a la fecha de emisión de la guía.
• Documentos relacionados: La serie y número de la factura, la DAM o la constancia de depósito, según corresponda.

En la guía electrónica, además, hay dos elementos que la hacen existir o no existir: la fecha y hora de emisión y la firma digital del emisor, válida y vigente. La propia norma lo dice con todas las letras: los campos marcados como condición de emisión son elementos constitutivos del documento electrónico, y su incumplimiento tiene como consecuencia la inexistencia del mismo. No es un documento defectuoso: es que no hay documento.

¿Una guía o dos? Depende de quién maneja

Es la duda que más se repite, y la respuesta es sencilla:

• Transporte privado (llevas la mercadería en tu propio vehículo): te basta la guía de remisión remitente.
• Transporte público (contratas a un transportista): son dos, la tuya como remitente y la del transportista.

En transporte privado, tu guía tiene que llevar los datos del vehículo y del conductor: la placa, el número de registro del MTC si el vehículo supera las dos toneladas de carga útil, la tarjeta de circulación, el tipo y número de documento del conductor, su nombre y su licencia.

Un atajo que conviene conocer: si tu guía remitente ya incluye la placa y los datos de los conductores, el transportista no está obligado a emitir su propia guía de transportista. En transporte público, en cambio, tu guía solo consigna el RUC y el nombre del transportista, y el resto lo pone él en la suya.

Electrónica o en papel

Desde el 1 de enero de 2024 la regla general es la emisión electrónica. La guía física sigue existiendo, pero acotada a tres supuestos:

• Quien no ha sido designado como emisor electrónico de guías.
• Quien tiene su domicilio fiscal o un local en una zona de baja o nula conexión a internet: hay una lista oficial de distritos por ubigeo.
• Quien, por causas que no le son imputables, no puede emitir electrónicamente. Eso es la contingencia, y el formato lleva dos leyendas: que es una guía emitida en contingencia y que el emisor es electrónico obligado.

Durante el traslado puedes llevar la representación impresa o la versión digital con el código QR. Lo que sí es exigible: la guía electrónica se considera puesta a disposición recién cuando cuenta con la constancia de recepción aceptada por SUNAT.

Qué pasa si falta o está mal

El Código Tributario lo trata como una infracción grave, y las consecuencias son sobre la carga y sobre el vehículo, no solo sobre el papel:

• Transportar bienes sin portar la guía, o no facilitar la información que permita identificarla: internamiento temporal del vehículo o comiso.
• Remitir bienes sin portarla: comiso.
• Portar documentos que no reúnen los requisitos: comiso o multa.

La multa que sustituye al internamiento temporal del vehículo equivale a 1 UIT. Y hay un detalle que sorprende a muchos: una guía no existe —a efectos legales— si el documento no fue impreso conforme a la norma o si el remitente o el transportista figura como no habido a la fecha de inicio del traslado.

Este artículo es información general, no asesoría tributaria. Está redactado sobre el Reglamento de Comprobantes de Pago y la resolución de guías de remisión electrónicas, con sus anexos. Hay dos plazos que no pudimos verificar en fuente oficial y por eso no los afirmamos aquí: el número exacto de días para enviar la guía electrónica a SUNAT y el plazo de regularización de la guía por evento. Consúltalos con tu contador antes de fijar tu procedimiento interno.