Comprobante físico o electrónico: cuándo te sigue sirviendo el físico

"¿Todavía se usan comprobantes en papel?" es la pregunta que más nos llega de negocios que están empezando y no saben si pedir talonarios o darlo todo por perdido. La respuesta tiene matices, y los matices son justo lo que conviene tener claro antes de decidir.

Quién está obligado a emitir electrónico

La obligación no llegó de golpe: SUNAT designó a los emisores electrónicos por tramos de ingresos y por actividad, en un calendario que se completó entre 2021 y 2022. El criterio de ingresos fue el siguiente:

• Ingresos iguales o mayores a 75 UIT al año.
• Entre 23 y menos de 75 UIT.
• Menos de 23 UIT.

A esos tramos se sumaron designaciones por actividad: arrendamiento de inmuebles, crédito hipotecario, exportación de bienes y de servicios, liquidaciones de compra, proveedores del Estado, servicios públicos, y quienes salieron del Nuevo RUS hacia otro régimen.

Sobre los montos: los umbrales se expresan en UIT a propósito. El valor en soles de la UIT cambia cada año, así que cualquier cifra en soles que leas por ahí está desactualizada en cuanto cambia el ejercicio. Si necesitas el equivalente de hoy, es la UIT vigente multiplicada por 75 o por 23.

Lo práctico es esto: si estás en el Régimen General, el RER o el RMT, lo más probable es que ya seas emisor electrónico. La excepción son los afectos al Nuevo RUS, que quedaron fuera de la designación. Si tienes dudas, se consulta en SUNAT Operaciones en Línea en dos minutos.

El cambio de 2026 que sí importa

Desde el 1 de junio de 2026 se adelantó la designación para dos casos:

• Te inscribes en el RUC en el Régimen General, el RER o el RMT: quedas designado como emisor electrónico desde el mismo día de la inscripción. Antes había meses de espera.
• Dejas de estar afecto al Nuevo RUS: la designación corre desde el primer día del mes siguiente a aquel en que dejas de figurar como afecto.

Si abriste el negocio este año, asume que emites electrónicamente desde el primer día y organiza tu facturación en consecuencia. El papel que necesitarás es para otras cosas, no para el comprobante.

Entonces, ¿cuándo sigo usando papel?

En tres supuestos, que la norma llama de concurrencia:

• Estás en una zona sin internet: Si tu domicilio fiscal o un local están en una zona de baja o nula conexión, puedes emitir en formato físico. SUNAT publica la lista de distritos, por ubigeo: no es una apreciación tuya, es una lista.
• Estás en el Nuevo RUS: Mientras figures afecto al Nuevo RUS, no estás comprendido en la designación de emisor electrónico. Al salir del régimen, cambia: hoy la designación corre desde el primer día del mes siguiente a aquel en que dejas de figurar como afecto.
• No puedes emitir por una causa ajena a ti: Es la contingencia propiamente dicha. SUNAT la define como la imposibilidad de emitir electrónicamente por circunstancias excepcionales y ajenas al emisor: el ejemplo que da la propia entidad es un corte de luz por un desastre natural.

La contingencia, paso a paso

Es el supuesto que más se usa en la práctica, porque un corte de luz o de internet no avisa. El procedimiento tiene tres condiciones que conviene conocer antes de necesitarlo:

• Los comprobantes llevan dos leyendas: que el emisor es electrónico obligado y que el comprobante se emitió en contingencia. Van preimpresas en el formato.
• Hay un límite de cantidad: el 10 % del promedio mensual de lo que emitiste en el sistema electrónico para ese tipo de comprobante en los seis meses anteriores, o 100 formatos por tipo y establecimiento, lo que resulte mayor.
• Hay un plazo para informar: hasta el sétimo día calendario contado desde el día siguiente al de la emisión.

Y un respaldo que vale la pena saber: el Código Tributario establece que los incumplimientos derivados de caso fortuito o fuerza mayor no constituyen infracción. Un corte de luz por un desastre natural no te convierte en infractor, siempre que cumplas el procedimiento.

La representación impresa: qué es y qué no es

Cuando emites una factura electrónica y le entregas a tu cliente un papel, ese papel es la representación impresa: la impresión del comprobante electrónico, con la información mínima que exige la norma según el tipo de documento.

Sirve para tres cosas concretas: entregársela al adquirente, sustentar el traslado de bienes cuando corresponde, y llevarla contigo durante el transporte. Pero no reemplaza al comprobante electrónico. Si el comprobante se emitió electrónicamente, las obligaciones se verifican sobre el electrónico; el papel es adicional. Por eso la representación impresa no lleva número de autorización de impresión: la imprime el propio emisor, no una imprenta autorizada.

Lo que NO es un comprobante de pago

Aprovechemos para cerrar una confusión muy común, porque tiene consecuencias. El Reglamento de Comprobantes de Pago tiene una lista cerrada de lo que se considera comprobante: facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets de máquinas registradoras, Ticket POS, y otros expresamente autorizados.

Las proformas, las notas de pedido y las notas de venta no están en esa lista. No son comprobantes de pago, no se reportan a SUNAT y no necesitan autorización de impresión. Eso es lo que las hace útiles para el control interno: son documentos comerciales, no tributarios.

Pero atención al matiz: "no se reporta a SUNAT" no significa "no tiene consecuencia". El Código Tributario sanciona el hecho de emitir documentos no previstos como comprobantes de pago. Si usas una nota de venta o una proforma para sustentar crédito fiscal o gasto, eso es infracción. El documento no es el problema; el uso que le das, sí.

Información general, no asesoría tributaria. Este artículo resume el Reglamento de Comprobantes de Pago, las resoluciones de comprobantes electrónicos y el Código Tributario. Las designaciones y los plazos cambian con frecuencia: antes de fijar tu procedimiento, confírmalo con tu contador y con la consulta de obligaciones en SUNAT Operaciones en Línea.